СЗВ-ТД. Всё, что нужно знать

Заполняем и сдаем / Заполняем и сдаем 

Как заполнять и сдавать ежедневный СЗВ-ТД 

Срок сдачи СЗВ-ТД сократили, но не для всех кадровых мероприятий. Изменения потребовались, чтобы центр занятости получал актуальную информацию о занятости граждан.  

3. Как изменился срок сдачи отчета 

С 28 апреля обязаны сдавать СЗВ-ТД при приеме и увольнении сотрудников не позднее рабочего дня, следующего за изданием приказа (п. «в» ч. 1 постановления Правительства от 26.04.2020 № 590). Обо всех приемах и увольнениях, которые произошли с 1 по 27 апреля, следовало сообщить в ПФР не позднее 28 апреля (п. «а» ч. 1 постановления Правительства от 26.04.2020 № 590, Федеральный закон от 24.04.2020 № 136ФЗ).  

ПФР ни для кого не стал продлевать срок сдачи СЗВ-ТД до 12 мая, первого рабочего дня после карантина (письмо от 17.04.2020 № 11П-08-24/8091). В то же время в апреле и первой половине мая большинство организаций не работали на основании указов Президента от 25.03.2020 № 206, от 02.04.2020 № 239 и от 28.04.2020 № 294. Поэтому многие не могли сдать СЗВ-ТД вовремя. Не беспокойтесь. За просрочку штрафов не будет. Такую ответственность вводят только с 2021 года, штраф на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП в ред. Федерального закона от 01.04.2020 № 90ФЗ).  

Опаздывать с отчетом все же опасно. Центр занятости сверит данные с ПФР, когда будет назначать пособие по безработице. Если человек выйдет на работу, а вы не сообщите об этом в фонд, то он сможет получить пособие, хотя не имеет права на него. В этом случае есть риск судебного спора. ЦЗН потребует у организации возместить ущерб. Подобные споры были с ПФР, когда фирмы не сдавали вовремя СЗВ-М и фонд из-за этого переплачивал людям пенсии. Причем судьи соглашались с фондом и требовали, чтобы работодатель возместил ущерб (определение Верховного суда от 14.02.2020 № 301-ЭС19-27687).  

Требование отчитываться о принятых и уволенных сотрудниках на следующий рабочий день появилось еще раньше, с 9 апреля (п. 6 Временных правил, утв. постановлением Правительства от 08.04.2020 № 460).  

О других кадровых мероприятиях сообщайте в прежние сроки — не позднее 15-го числа месяца, следующего за истекшим.  

Например, если в мае сотрудник написал заявление о выборе формата трудовой книжки, но при этом его не увольняли, то СВЗ-ТД подайте не позднее 15 июня.  

Сроки сдачи СЗВ-ТД в зависимости от события  в таблице. 

1. Таблица. В какой срок сдавать СЗВ-ТД  

4. Как сдавать СЗВ-ТД при приеме сотрудников 

Отправляйте сведения в ПФР максимум на следующий рабочий день после того, как приняли сотрудника на работу.  

Как считать срок. Новый срок сдачи отчета отсчитывайте с даты приказа о приеме сотрудника. Если даты приема на работу и приказа совпадают, то сдайте СЗВ-ТД максимум на следующий рабочий день.  

Вопросы возникают, если дата приказа и дата самого кадрового события разные. 

При приеме сотрудника Работодатель должен издать приказ не раньше, чем трудовой договор начнет действовать, и не позже трех дней после фактического начала работы (ст. 68 ТК).  

Получается, Работодатель может издать приказ через два дня после того, как сотрудник приступит к работе. Так вот срок сдачи СЗВ-ТД нужно отсчитывать от даты приказа. К примеру, Работодатель подписал с сотрудником трудовой договор 14 мая и с этой же даты новичок приступил к работе. Но приказ о приеме Работодатель издал 15 мая. Тогда СЗВ-ТД нужно сдать не позднее 18 мая, поскольку 16 и 17 мая — выходные дни.  

Как заполнять. Отчетный период в ежедневном СЗВ-ТД указывать необязательно, но если без этого реквизита программа не формирует отчет, то поставьте месяц, в котором приняли сотрудника (см. врезку ниже). В табличной части СЗВ-ТД отразите информацию о приеме на работу. В графе 2 поставьте дату кадрового события. Например, если приняли работника 18 мая, то укажите 18.05.2020. Запишите краткое наименование кадрового мероприятия и поставьте должность новичка. Графу с кодом выполняемой функции в 2020 году не заполняйте. Далее отразите реквизиты документа, на основании которого приняли работника. Это должен быть кадровый документ Работодателя, а не документ, удостоверяющий личность работника.  

Отчетный период в СЗВ-ТД о приеме/увольнении 

Наталья Белянцева, начальник Департамента организации персонифицированного учета пенсионных взносов застрахованных лиц ПФР  

— При приемах и увольнениях показатель «отчетный период» в СЗВ-ТД не проверяется. Если у компании несколько приемов и увольнений в разные дни одного месяца, то информацию о каждом событии на каждого работника следует представить в ПФР не позднее чем на следующий рабочий день после издания приказа. Отчеты примут, если в каждом таком СЗВ-ТД будет один и тот же месяц.  

В первом отчете по сотруднику работодатель должен указать информацию о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года. Это последняя запись в трудовой книжке на эту дату, даже если ее сделали несколько лет назад.  

Работодатель указывает только свои данные. Последняя запись в трудовой книжке новичка — запись об увольнении с другого места работы. Значит, Работодатель не должен в отчете указывать сведения о деятельности на 1 января 2020 года.  

Если сотрудник при приеме сразу подаст заявление о том, как вести его трудовую книжку, тогда поставьте в соответствующем поле над таблицей дату заявления (см. образец 1 ниже). Если новичок не подаст заявление о выборе формата трудовой книжки, то поля с датами в СЗВ-ТД оставьте пустыми.  

1. Образец 1. Как заполнить СЗВ-ТД при приеме работника  

Дата приема  Поставьте дату, с которой сотрудник приступил к работе 

Дата приказа Подайте СЗВ-ТД не позднее чем на следующий рабочий день с даты приказа  

5. Как сдавать СЗВ-ТД при увольнении сотрудников 

Отправляйте сведения в ПФР не позже чем на следующий рабочий день после того, как уволили сотрудника (п. «в» ч. 1 постановления Правительства № 590).  

Как считать срок. Отсчитывайте срок сдачи СЗВ-ТД с даты приказа об увольнении. Если последний рабочий день совпадает с датой приказа РАБОТОДАТЕЛЬ, сдайте отчет СЗВ-ТД не позже чем на следующий рабочий день.  

С приказом об увольнении нужно ознакомить работника под подпись (ст. 84.1 ТК). Значит, приказ нужно издать не позднее дня увольнения. Но кодекс не запрещает подготовить документ заранее. Поэтому дата приказа и день самого увольнения сотрудника могут не совпасть. В этом случае СЗВ-ТД подайте не позже чем на следующий рабочий день после издания приказа.  

Не составляйте приказ об увольнении заранее. При увольнении по собственному желанию сотрудник вправе передумать и отозвать заявление. Тогда придется отменять приказ и отправлять в ПФР отменяющий отчет СЗВ-ТД.  

Как заполнять. В первом отчете на сотрудника укажите сначала сведения о последней записи из трудовой книжки, например прием или перевод, а затем об увольнении. Если же вы уже передавали в ПФР информацию о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года, то в табличную часть внесите только сведения об увольнении.  

В графе 6 укажите причину увольнения (см. образец 2 ниже). Не используйте произвольных формулировок. Название причины должно совпадать с формулировкой из кодекса. Если сотрудник заявление еще не писал, то дату в поле «Дата подачи» не ставьте.  

1. Образец 2. Как заполнить СЗВ-ТД при увольнении работника  

Дата увольненияУкажите последний рабочий день сотрудникаДата приказаПодайте СЗВ-ТД не позднее чем на следующий рабочий день с даты приказа  

6. Как отчитываться по двум событиям в одном месяце 

Количество отчетов СЗВ-ТД зависит от того, какое кадровое событие было первым и в какой последовательности произошли события.  

Приняли, затем перевели. В этом случае нужно заполнить два СЗВ-ТД. В первом отчете укажите сведения о приеме и подайте на следующий рабочий день после издания приказа. Во втором отчете отразите только сведения о переводе. Информацию о приеме не дублируйте, иначе СЗВ-ТД с повторными сведениями не пройдет. Срок сдачи — не позднее 15-го числа месяца, следующего за истекшим. Также следует действовать, если сотрудник через несколько дней после приема написал заявление о выборе формата трудовой книжки.  

ПРИМЕР. 

Как сообщить о двух событиях. 12 мая Работодатель принял О.В. Зайцева на работу, а 20-го числа сотрудник написал заявление о способе ведения его трудовой книжки.  

Не позднее 13 мая Работодатель должен подать СЗВ-ТД со сведениями о приеме. Не позднее 15 июня придется сдать еще один СЗВ-ТД и поставить в нем дату подачи заявления — 20.05.2020. Табличная часть останется пустой, так как сведения о приеме уже передали.  

Перевели, затем уволили. В этом случае достаточно будет одного СЗВ-ТД. Предположим, что РАБОТОДАТЕЛЬ в начале мая перевел сотрудника, а в конце — уволил. Тогда СЗВ-ТД нужно подать не позднее следующего рабочего дня после увольнения. В отчете РАБОТОДАТЕЛЬ заполнит сведения о двух кадровых мероприятиях — переводе и увольнении.  

Если сотрудник в одном месяце сначала напишет заявление о выборе формата трудовой книжки, а через несколько дней уволится, то на следующий рабочий день после увольнения подайте СЗВ-ТД. В отчете поставьте дату заявления и укажите сведения об увольнении.  

7. Как сдавать СЗВ-ТД, если совместителя зачислили в штат 

Если вы переводите совместителя в основные работники, то срок сдачи отчета зависит от того, как вы оформляете перевод. Есть два способа (письмо Минтруда от 25.03.2020 № 14-2/В-308).  

1. С совместителем заключили дополнительное соглашение к трудовому договору, изменив условия труда. Тогда в СЗВ-ТД отразите кадровое мероприятие «перевод». Отчет сдайте не позднее 15-го числа месяца, следующего за истекшим.  

2. Бывшего совместителя сначала уволили, а затем приняли как основного работника. В этом случае в ПФР следует сообщить сведения о двух кадровых мероприятиях — увольнении с работы по совместительству и приеме на основную работу у того же Работодателя. Отчет можно заполнить один, если даты приказов об увольнении и приеме различаются не более чем на один день. Сдать СЗВ-ТД нужно не позже чем на следующий день после издания приказов об увольнении и приеме.