Документирование хозяйственных операций. Учетные регистры

Документация — письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы должны приниматься к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (приходный, расходный кассовый ордер и др.). Документы, форма которых не предусмотрена в указанных альбомах, должны быть утверждены Положением по учетной политике и в обязательном порядке содержать реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ. В деятельности религиозных организаций таким документом может быть, например, акт о приеме пожертвований прихожан.

Первичные документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. Например, оприходование пожертвований, сбор которых осуществляется с помощью специальных ящиков или других емкостей, производится не в момент их непосредственного поступления, а периодически, в соответствии с распорядительными документами религиозной организации (например, ежедневно или еженедельно) и должно быть оформлено специальным актом и приходным кассовым ордером. Пожертвования, поступающие от конкретных юридических или физических лиц, должны быть оформлены соответствующими первичными документами непосредственно в момент их поступления на расчетный счет или в кассу организации.

Проверка поступающих в бухгалтерию первичных документов должна осуществляться как по форме (полнота и правильность заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка показателей и правильность подсчета данных).

Не допустимо принятие к оформлению и исполнению первичных документов по операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей.

Ответственность за своевременное и надлежащее оформление документов, за достоверность содержащихся в них данных, а также за законность отражаемых в них операций несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Согласно п. 3 ст. 7 Закона № 129-ФЗ главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации и требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственной операции и представлению необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

 В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций, документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций ( п. 4 ст. 7 Закона № 129-ФЗ).

На основе первичных документов составляются сводные регистры бухгалтерского учета (журналы-ордера, оборотные ведомости и пр.). Они предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в первичной документации, упорядочения обработки данных и группировки хозяйственных операций.